”Een standaard informatie management systeem heeft ons veel efficiëntie en kosten besparing gebracht en ook de interne communicatie tussen de universiteiten is verbeterd.”

De economische voordelen zijn groot omdat we alleen betalen voor één implementatie en onderhoudscontract in plaats van voor 35” aldus André Neergaard, Head of Section for Records and Information Management, Oslo and Akershus University College of Applied Sciences (HiOA).

Binnen een jaar tijd hebben 35 openbare onderwijs en onderzoek instellingen van het Noorse ministerie van onderwijs, met behulp van overkoepelende IT organisatie UNINETT, een standaard content management systeem aangekocht en geïmplementeerd.

De oplossing die voorheen gebruikt werd was voornamelijk gericht op archivering van documenten. De instellingen hadden nu behoefte aan een systeem dat geïntegreerd is in de werkprocessen. Bovendien moest het nieuwe systeem voldoen aan de eisen van de Noorse archief standaarden (NOARK5).

“Tijdens de evaluatie van verschillende oplossingen, was één van de belangrijkste factoren gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheid om met andere systemen, die al in gebruik waren, te integreren. De prijs van het nieuwe systeem deelde maar voor 20% mee in het maken van een keuze. Dit bleek een goede zet te zijn om er zeker van te zijn dat de nadruk in de beslissing op gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheid tot integratie lag” aldus Olav Isak Sjøflot, Director, Services and Deployment, UNINETT.

De oplossing is gebaseerd op het product Public 360°, wat een standaard oplossing is voor zaak-, document- en archiefmanagement. Het systeem is modulair opgebouwd zodat bedrijven van verschillende grootte met hetzelfde systeem kunnen werken en de functionaliteiten kunnen gebruiken die zij nodig hebben.

Goed georganiseerd, bóven op het schema van de implementatie

Volgens Sjøflot was het belangrijk om een effectieve planning te volgen. Er werd een standaard planning gemaakt voor alle betrokken organisaties.

“Om het project te laten slagen, moesten alle 35 betrokken instellingen zich aan de verschillende stappen binnen de implementatie houden, exact zoals opgesteld door de pilot instellingen. De vaart werd er in gehouden, iedereen was goed geïnformeerd en de implementatie was goed georganiseerd. Tieto heeft geleverd wat ze beloofd hebben en wat wij hadden verwacht van dit project.” Aldus Sjøflot

Communicatie heeft een belangrijke rol gespeeld binnen de implementatie. Er is veel tijd besteed aan het in kaart brengen van de verandering, met altijd de gebruiksvriendelijkheid en de voordelen die de verandering met zich mee bracht voorop gesteld. Er werd niet verwacht dat het nieuwe systeem de oude werkprocessen zou overnemen, maar in plaats daarvan zijn tegelijkertijd de werkprocessen aangepast. Volgens Sjøflot biedt de implementatie van een nieuw systeem vaak ook de mogelijkheid om met een frisse blik naar de huidige processen te kijken en daar aanpassingen in door te voeren.

15.000 Eindgebruikers hebben baat bij de aanschaf van een standaard oplossing

De implementatie van een standaard content management systeem is relevant voor zo’n honderd organisaties die gebruik maken van UNINETT’s IT services. Deze organisatie variëren in grootte van klein of middel grote organisatie tot grote organisaties. Al deze organisaties hebben dezelfde werkprocessen in onderwijs en onderzoek gemeen. In het eerste jaar na de implementatie zijn er veel nieuwe organisaties bij gekomen die volgens dezelfde standaarden wilden werken.

De content management oplossing heeft de processen meer tot één geheel gebracht en heeft geleid tot meer efficiëntie binnen het werk, de administratie, onderzoek en studenten services. De geautomatiseerde informatiestroom van het student management systeem is bijvoorbeeld gebruiksvriendelijker en sneller geworden voor studenten bij het zoeken naar informatie.

“Een populaire verbetering is de Mobile app eMeetings. Met deze app kunnen we deelnemen aan vergaderingen, presentaties geven en aantekeningen maken”, aldus André Neergaard.
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________

UNINETT
UNINETT is een overkoepelende IT organisatie en beheert de ontwikkeling en uitvoering van het Noorse Onderwijs en Onderzoeks netwerk. Hierbij verbinden zij zo’n 200 Noorse onderwijs instellingen met meer dan 300.000 gebruikers met elkaar. Daarbij verlenen zij toegang tot internationale research netwerken. https://www.uninett.no/en

Uitdaging
De onderwijs instellingen van het Noorse ministerie van onderwijs hadden behoefte aan een nieuwe standaard content management oplossing. Ze zochten een oplossing die een integraal deel kon uitmaken van de huidige werkprocessen en wilden de focus van het archiveren van documenten verleggen naar het daadwerkelijk gebruiken van de benodigde informatie. Daarbij moest het nieuwe systeem voldoen aan de eisen van de Noorse archief standaarden, gebruiksvriendelijk zijn en integreerbaar met de andere systemen die in gebruik waren.
De oplossing die Tieto heeft gekozen is gebaseerd op het product Public 360°, een standaard document management en zaak systeem. Het systeem is modulair gebouwd waardoor verschillende organisaties, van groot tot klein, er mee kunnen werken en alleen de functionaliteiten gebruiken die zij nodig hebben. Binnen een jaar tijd hebben 35 organisaties het standaard content management systeem geïmplementeerd.

Voordelen
Er zitten grote economische voordelen voor de betrokken organisaties aan de keuze voor dit product; de kosten voor ontwikkeling en onderhoud, life cycle management, infrastructuur en test omgevingen worden gedeeld. De nieuwe content management oplossing heeft geleid tot een betere samenwerking tussen de instellingen en heeft verschillende processen zoals student services en administratie sneller, gebruiksvriendelijker en efficiënter gemaakt. Ook zijn er voordelen behaald binnen de geautomatiseerde informatie stroom door het gebruik van mobiele apps en virtuele werkruimtes, hierdoor kan er sneller gewerkt worden.

http://digitt.nl/download/universiteiten-noorwegen-kiezen-360/