Kun je volledig ontzorgd worden?

Ik kreeg onlangs deze vraag van een organisatie, kun je voor ons het volledige archiefsysteem overnemen en uitvoeren? Ze liepen tegen het probleem aan dat zij datasets centraal moeten opslaan en de interne dienst hier geen capaciteit voor heeft. Als een externe leverancier dit voor hen uit handen kan nemen zijn ze ontzorgd. Tegelijkertijd werd ik getriggerd en vraag ik me af hoeveel organisaties ervoor openstaan om hun informatie “weg te geven” aan- en volledig te vertrouwen op een externe partij.

Toch hoor ik het probleem uit dit voorbeeld vaak. Bedrijven hebben datasets en willen die gewoon kwijt, ze moeten gemakkelijk opgeslagen kunnen worden en jaren later nog vindbaar en bruikbaar zijn. Opslag voor lange termijn met borging van privacy en veiligheid, daar gaat het om. Die kennis is vaak onvoldoende aanwezig binnen de eigen organisatie. Daarom lijkt het voor de hand liggend om dit uit te besteden aan een externe partij.

De digitale kelder

Ben je als organisatie in staat om je informatie over te dragen aan een externe leverancier? Dit is vooral afhankelijk van je werkwijze. Veel organisaties denken dat ze gestructureerd werken met hun informatie maar in de praktijk is het maar al te vaak een wirwar van datasets. Je kunt een parallel trekken met de papieren wereld van vroeger. Dan ging er eens in de zoveel tijd een mailtje uit van archiefbeheer met de boodschap dat ze weer documenten voor opslag kwamen ophalen. Wat er vervolgens in de praktijk gebeurde was dat iedereen zijn oude dossiers in een grote doos op de gang dumpte. Helaas was er negen van de tien keer niks uitgezocht of gestructureerd en ging het zo het archief in. Ook in de digitale wereld van nu wordt er veel opgeslagen en vooral weinig gestructureerd.

Durf je het aan?

Maar als je je informatie overdraagt en archiefbeheer uitbesteed, wordt je dan afhankelijk? En is je informatie veilig in externe handen? Een simpel, wellicht niet even onafhankelijk antwoord, maar als je een externe partij inhuurt zijn dat experts. Zij houden zich aan wet- en regelgeving en weten hoe je informatie het beste kunt opslaan. Daarnaast kunnen zij ook al dan niet benodigde vernietiging van gegevens voor hun rekening nemen. Dus het gaat niet enkel over ontzorgen in archiefbeheer maar ook als het gaat om het selecteren en vernietigen van informatie. En in de toekomst zal deze dienstverlening alleen maar meer mogelijkheden bieden. Denk aan machine learning en het analyseren van datasets in e-archieven om patronen te analyseren en BI te genereren.

Ik ben nieuwsgierig naar jouw gedachten over het uitbesteden van archiefbeheer. Durf jij het aan, en waarom wel of niet?

Tags: