Als ik goede voornemens mocht invullen voor anderen zou ik er dit jaar maar één hebben. “Beste bestuur en directie, neem in 2017 in ieder geval één besluit over het doorvoeren van goed informatiemanagement.” Waarom deze wens? Wij, organisaties én leveranciers, zijn het afgelopen jaar te veel geld, tijd en energie kwijt geraakt aan lange aanbestedingstrajecten en inefficiënte kwaliteitscontrole. Dit kunnen we samen beter doen!

Lange trajecten zonder resultaat

Als leverancier doorloop je vaak aanbestedingstrajecten. Lange, stroperige trajecten en vaak zonder resultaat. Eigenlijk weten we niet eens goed wat de organisatie écht nodig heeft. Er wordt een voorstel ingediend zonder dat je elkaar überhaupt in de ogen hebt gekeken. In de meest gunstige situatie gaan we dan met elkaar om tafel zodat we kunnen onderzoeken wat de organisatie echt nodig heeft. In andere gevallen is er in de tussentijd zoveel veranderd dat het hele aanbestedingsproces voor niks is geweest. Er zijn wisselingen in het bestuur, budgetten moeten opnieuw gealloceerd worden of een nieuwe raad wil een andere koers volgen. Enorm zonde en verspilde tijd. We moeten elkaar beter kunnen vinden, toch?

Persoonlijk en sneller in gesprek

Al die ontwikkelingen in een organisatie horen erbij. Het is juist belangrijk dat wij met elkaar tot een manier van samenwerken komen waarbij we snel en kwaliteitsgericht kunnen inspelen op de behoeftes die leven. Hoe kan bestuur en directie hieraan bijdragen? Ga eerder in gesprek met leveranciers, bepaal met hen wat de stip op de horizon is en bedenk hoeveel geld je daaraan uit wilt geven. Onderzoek de reële volwassenheid van de organisatie en communiceer dit aan het management en medewerkers. Op die manier weet iedereen waar hij aan toe is en geef je je mensen een goed boodschappenlijstje voor als ze gaan shoppen. Maar bovenal zijn er besluiten nodig. Besluiten en een goede match tussen opdrachtgever, leverancier en de behoefte van een organisatie. Mijn wens voor het nieuwe jaar is dat we elkaar sneller vinden om persoonlijk dit gesprek te voeren.

Tags: