In een eerdere blog schreven we over de transitie van een traditionele postkamer naar een digitale variant. De transitie is mede afhankelijk van het ambitie niveau van de organisatie die het traject opstart. In deze blog wil ik jullie meenemen naar een eindsituatie waarbij de ambitie is:

“Een snel, transparant, gebruikersvriendelijk proces, zonder verspilling en met een juridisch geldig resultaat”.

De postkamer is een schakel in een proces waarbinnen zich een dialoog afspeelt. Deze dialoog valt binnen een context; er is een reden om de dialoog aan te gaan. Bijvoorbeeld iemand zendt een mail / brief etc. met een klacht naar een organisatie. Dit initieert bij een digitale afhandeling een zaak, in deze blog kun je meer lezen over zaakgericht werken.

Maar het kan net zo goed omgekeerd zijn; de organisatie start de dialoog bijvoorbeeld om in het kader van een onderhandeling (=context) een contract te laten ondertekenen. In deze blog kun je meer te weten komen over digitale handtekeningen.

Binnenkomende informatie

De postkamer kan bijdragen aan de ambitie door er allereerst voor te zorgen dat er geen papier het proces instroomt. Het probleem direct bij de bron aanpakken is eenvoudig en levert veel winst op. Het is niet alleen efficiënt maar ook goed voor het milieu. Door effectief toekennen van (minimale) meta-datering in combinatie met onderlinge koppeling van gegevens en geavanceerde zoektechnologie, blijft de terugvindbaarheid gegarandeerd.

De digitale postkamer is ook de natuurlijke plek om het beheer van centrale mailboxen (info@bedrijf.nl) te beleggen. Qua proces is dat gelijk aan het verwerken van de gedigitaliseerde fysieke post.

Nog steeds speelt de digitale postkamer een rol in de distributie, niet meer door het rondrijden van papier maar door informatie digitaal te laten landen bij de juiste afdeling en /of persoon. Een medewerker van de digitale postkamer anno nu moet zich bewust zijn van deze verandering; van distributeur naar informatieverwerker.

Volledig digitaal proces

In de praktijk bereikt slechts een deel van de informatie via de postkamer de medewerker. Iedereen heeft e-mail en ontvangt dit in grote hoeveelheden. Het uit de individuele mailbox halen van bedrijfsinformatie en opslaan in een gezamenlijk systeem is nodig voor een transparante organisatie. E-mail in de mailbox van de gebruiker bevat belangrijke bedrijfsinformatie en moet voor de gehele organisatie beschikbaar zijn.

Helaas is e-mail archivering ook nu nog voornamelijk een handmatig proces. Dat komt doordat e-mail in een zekere context verstuurd is, bijvoorbeeld een antwoord na een verzoek om meer informatie bij het behandelen van een klacht. We moeten er daarom naar streven om e-mail archivering met een minimale inspanning voor de medewerker mogelijk te maken. Gebruikersvriendelijke integratie direct vanuit Outlook met het gezamenlijke systeem is hiervoor cruciaal. Voegen we hier aan toe de automatische conversie van e-mail naar een archiefwaardig formaat zoals PDF-A, dan garanderen we dat ook in de (verre) toekomst mail nog is te lezen, zie voor dit aspect ook deze blog.

Uitgaande informatie

Nu we kunnen uitgaan van een volledig digitaal proces voor wat betreft de binnenstromende informatie, is het tijd om aandacht te besteden aan de uitgaande kant. Nog altijd typen we tekst in bestanden om onze gedachten vast te leggen, dat zal niet snel veranderen. Desgewenst wordt dit vergemakkelijkt door inzet van (slimme) sjablonen. Met slimme sjablonen kan al aanwezige informatie worden hergebruikt en in de tekst opgenomen.

Workflow

Wat ook blijft is de noodzaak van toetsing dan wel goedkeuring van collega’s. Hiervoor gebruiken we workflow. Workflow legt vast wie bijvoorbeeld de goedkeuring heeft verleend. Deze vastlegging is nodig om het interne proces transparant en compliant te maken. Maar daarmee zijn we er nog niet.

Juridisch geldig ondertekenen

Stel we hebben een contract wat via workflow een interne digitale beoordelings- en goedkeuringsronde achter de rug heeft. Dit contract moet ondertekend worden. Dan willen we natuurlijk niet terug moeten grijpen naar papier om een ‘natte’ handtekening te kunnen plaatsen. Dat zou betekenen: uitprinten, ondertekenen, scannen en opnieuw opslaan.

In plaats hiervan gebruiken we een service provider zoals ValidSign. Vanuit het systeem kunnen we een bestand ter ondertekening aanbieden. De serviceprovider regelt de ondertekening op een juridisch geldige manier. Het ondertekende resultaat wordt na ontvangst automatisch opgeslagen. Klik hier voor meer informatie.

Geautomatiseerd verzenden

Ook sturen we stukken natuurlijk niet meer fysiek op, we mailen het resultaat. Geautomatiseerd waar het kan maar handmatig blijft natuurlijk mogelijk.

Raadplegen

We raadplegen vanzelfsprekend elektronisch in plaats van eerst te printen. Makkelijk en al weer goed voor het milieu. Toegang tot opgeslagen informatie vanuit een willekeurige locatie via de browser of een app op tablet of smartphone is daarom een must.

Eén systeem

Bovenstaande functionaliteit is te realiseren door verschillende applicaties te koppelen. Dat lijkt op het eerste gezicht aantrekkelijk, benutten van bestaande functionaliteit. In de praktijk blijken dergelijke koppelingen helaas kostbaar, en zorgt voor ongewenste afhankelijkheden. Applicatie X kan niet worden bijgewerkt omdat gekoppelde applicatie Y dat (nog of nooit!) ondersteund.

Wat we nodig hebben is een geïntegreerd systeem wat al deze functies ondersteunt bijvoorbeeld 360°. Als gekozen wordt voor de on-line variant in de cloud dan is een abonnement op deze SaaS-dienst voldoende om aan alle wensen tegemoet te komen. Kik hier voor meer informatie over 360° online.

Tags: