Tegenwoordig typen we vrijwel allemaal onze stukken in MS-Word, ook deze tekst is hiermee gemaakt. Maar nog niet zo heel lang geleden lag dat in Nederland heel anders. Ik praat nu over de jaren ’90 van de vorige eeuw. Microsoft was toen nog niet zo dominant als nu aanwezig op onze computers. Het besturingssysteem was (soms) al wel van Microsoft maar veel gebruikte applicaties voor tekstverwerken, rekenen, presentaties en dergelijke kwamen van diverse leveranciers. Tekstverwerken deed de grote meerderheid met WordPerfect 5.1, spreadsheets werden gemaakt met Lotus 1-2-3. Dit is maar een kleine selectie van de toen beschikbare software.

Destijds maar ook nu nog (!) slaan veel programma’s bestanden op in een eigen, leverancier specifiek formaat. Wat zijn de gevolgen hiervan? Laten we oude WP 5.1 bestanden eens bekijken, welke software kan dit formaat nu nog lezen? En minstens zo belangrijk; als het bestand al gelezen kan worden, ziet de tekst er dan precies zo uit als destijds op de printer verscheen? Mensen die de overgang van WP naar Word hebben meegemaakt weten dat lay-out en uitwisselen van informatie een groot probleem was. De een maakt zijn document in Word de ander in WP. Vaak werd maar een afdruk naar elkaar gezonden, het was praktisch niet mogelijk elkaars bestanden te lezen.

We archiveren niet alleen omdat dit wettelijk verplicht is, maar ook omdat we prijs stellen op informatie uit het verleden. Denk in een zakelijke omgeving bijvoorbeeld aan de handleiding van een nu niet meer geleverd product, en privé, aan de foto’s van onze dierbaren. De digitale varianten vertonen daarbij de tendens om qua volume alleen maar toe te nemen. Zie bijvoorbeeld de gestage stroom e-mail waarvan een (fors?) deel als archiefwaardig beschouwd mag worden.

We archiveren nu op andere media. Vroeger gebruikte men papier, tegenwoordig zijn de archieven steeds vaker elektronisch. Alleen al vanwege de omvang heeft een elektronisch archief veel voordelen. Kilometers fysiek archief is op te slaan op een kleine harde schijf. Maar ook het ontsluiten en delen van de opgeslagen informatie verloopt hierdoor vele malen effectiever.

Als een elektronisch archief leverancier specifieke bestanden bevat dan moge het duidelijk zijn dat die informatie niet zondermeer gereproduceerd kan worden. Wat is dan de waarde van ons archief? Dit probleem raakt elke organisatie die een digitale historie heeft; hoe toekomst vast is deze? In een volgende blog zal ik beschrijven welke strategie gevolgd kan worden en welke oplossingsrichtingen beschikbaar zijn om de digitale duurzaamheid te verbeteren.

Tags: