Ik was onlangs bezig met het verhuizen van het Digitt kantoor naar onze nieuwe locatie. Nadat we op ons nieuwe kantoor waren geland moest ik de adreswijziging natuurlijk ook bij de Kamer van Koophandel doorgeven. Vol goede moed was ik online het betreffende formulier aan het invullen. Helaas sloeg mijn goede moed snel om in teleurstelling toen ik erachter kwam dat ik vervolgens het formulier moest uitprinten, ondertekenen en per papieren post moest opsturen. Allemaal overbodige tussenstappen, als je klanten of eindgebruikers van je product digitaal laat ondertekenen is het sneller en gemakkelijker geregeld!

Digitale afbeelding of handtekening?

Als ik mijn handtekening op papier zet en daar een scan van maak, heb ik dan een digitale handtekening? Wat is eigenlijk een rechtsgeldige digitale handtekening? Een digitale handtekening heeft niets te maken met een digitale afbeelding of plaatje. Die zijn niet rechtsgeldig. Er zijn certificaten die aangeven wat een rechtsgeldige digitale handtekening is. Dit zijn de PKI certificaten en leveranciers die een digitale handtekening leveren worden gecontroleerd door bijvoorbeeld overheidsorgaan Logius.

Privacy en veiligheid

Het voordeel van een digitale handtekening is niet alleen dat het proces sneller afgehandeld kan worden. Naast het feit dat een online proces volledig digitaal kan worden afgehandeld heb je met een digitale handtekening meer grip op beveiliging en privacy borging van gegevens. Met een digitale handtekening weet je altijd door wie, wanneer en op welke plek een document is ondertekend. De verplichte PKI certificaten en geautoriseerde tools zorgen ervoor dat gegevens veilig via internet uitgewisseld kunnen worden.

De digitale handtekening integreert

Er zijn verschillende tools beschikbaar waaronder Adobe die de digitale handtekening kunnen ondersteunen. En het proces van digitale ondertekening kan ook goed worden geïntegreerd in een informatiemanagement systeem als 360°. Daarmee kun je de digitale handtekening gemakkelijk in bestaande digitale processen inbouwen en heb je nog meer mogelijkheden voor gebruikers. Het delen van een document voor ondertekening bijvoorbeeld, maar ook het autoriseren van ondertekening van een document door een medewerker kan gefaciliteerd worden. Het bedienen van burgers, klanten en eindgebruikers kan sneller en gemakkelijker waardoor zowel zij als de organisatie worden ontzorgd.

Als je de digitale dialoog van je organisatie volledig wilt ontwikkelen moet je die afsluiten met een digitale handtekening. Dan pas kun je echt digitaal communiceren met de wereld om je heen. En nu rest mij alleen nog een postzegel vinden om mijn brief aan de Kamer van Koophandel op de post te doen……

Tags: