Het gebruik van informatie management oplossingen

Ik hoef niemand te vertellen dat document management in mijn ogen een hele belangrijke asset is binnen een organisatie. Een gestructureerde informatiestroom bespaart veel onnodige kosten, zowel intern als extern en zorgt voor efficiëntie binnen een bedrijf. In veel organisaties zie je dat de document management systemen die er zijn niet op de juiste manier gebruikt worden, medewerkers verzinnen hun eigen methoden en olifantenpaadjes om hun informatie te managen. De kortste weg wordt gekozen en vaak houden medewerkers er een “schaduw proces” op na omdat ze vinden dat een systeem niet goed werkt en de oude en voor hun vertrouwde manier beter werkt. Dit leidt tot heel veel verschillende systemen en dubbel werk.

Ik zie ook nog vaak genoeg dat er helemaal geen systeem is om de informatie te structureren. Ook binnen bedrijven zonder dms kiezen medewerkers hun eigen individuele routes en paden.

Ervaringen van de eindgebruikers

Op deze manier wordt het terug vinden van informatie moeilijk, is er geen samenhang van elkaars informatie, de informatie is niet gestructureerd, er wordt geen kennis gedeeld en de efficiëntie is ver te zoeken waardoor er kostbare uren verloren gaan. Tóch is het belangrijk om het signaal van deze olifantenpaadjes op te vangen en er niet over heen te denderen, zoals een olifant dat ook zou kunnen doen. Stel je zelf als informatie manager een paar kritische vragen: Waar komen deze alternatieve routes vandaan? Zijn de wegen die bewandeld moeten worden wel duidelijk? Wordt er wel genoeg geïnvesteerd in training? Hebben de eindgebruikers gelijk en is er een efficiëntere manier? Is het de angst om het vertrouwde los te laten? Of wordt er gehandeld vanuit gemak?

Veroordeel niet, maar ontdek!

Het gesprek met de eindgebruikers geeft je input voor toekomstige systemen en oplossingen. In plaats van een negatieve kijk op de olifantenpaadjes van jouw medewerkers kan je het ook omdraaien en er van leren. Verander het in iets positiefs en ga er mee aan de slag.

Dus zet je beste business analist in om over de schouders van deze medewerker mee te kijken en te analyseren waarom ze dit paadje bewandelen. Neem gerust een paar uur per afdeling of proces om zo tot een gedegen analyse te komen waar medewerkers behoefte aan hebben en kom er achter wat ze eventueel missen in het huidige systeem.

De jungle van informatie management met al zijn verschillende paadjes kan jouw organisatie naar een hoger niveau tillen. Ga mee op Safari en wie weet zie je uiteindelijk wel de Big Five!