Ik ga de komende tijd meer vertellen over de hoekstenen van de 360⁰ oplossing. De eerste hoeksteen is de digitale dialoog en in dit geval de digitalisering van de postkamer. Je hebt het vast wel eens gezien, een postkamer vol met die grote juten postzakken. Misschien jammer van die mooie zakken maar ze zijn eigenlijk overbodig! In de toekomst gaat postverkeer volledig digitaal geregeld worden en als organisatie kun je nu de eerste stap in die richting zetten. 

Digitalisering maakt kostbare oplossingen overbodig

Het proces van postverwerking ziet er tot nu over het algemeen als volgt uit. Grote postzakken worden omgekeerd in de postkamer en vervolgens begint het zoekproces. Categoriseren naar locatie, afdeling en individuele medewerkers wordt gedaan en vervolgens krijg jij die middag of de volgende dag je stapeltje post op je bureau. Ook zijn er nog steeds grote organisaties die auto`s inzetten om post tussen verschillende locaties te verspreiden. Een kostbare oplossing en een goed voorbeeld dat laat zien hoe overbodig het papieren proces van postverwerking is geworden door de digitale ontwikkelingen.

Een stukje van de digitale transitie zie je al gebeuren in de grotere postkamers van sommige bedrijven. Daar wordt alle post na ontvangst ingescand en vervolgens digitaal verspreid. Zo wordt het proces van postverwerking intern digitaal geregeld en dat zorg voor meer efficiëntie en snelheid in het proces. De kans dat post onverhoopt verdwijnt is een stuk kleiner dan bij het papieren proces. Medewerkers hoeven zich niet meer druk te maken om het zorgvuldig bewaren dan wel opslaan van hun post. Het wordt direct digitaal aangeleverd, en daar wordt iedereen blij van.

Digitalisering van de postkamer betekent dat post een stuk veiliger wordt verspreidt, privacy van gegevens is beter beschermd en het is een goede kickstart voor digitalisering van de bedrijfsprocessen.

Wat heeft de organisatie nodig?

Wat heeft een organisatie nodig en waar moet je rekening mee houden als je de processen rondom postverwerking wilt digitaliseren? Belangrijk is om je bewust te zijn van de rol van de post medewerker, die gaat aanzienlijk veranderen. Gekeken naar de toekomst kan het volledige proces rondom postverwerking digitaal geregeld worden. Ook de postbedrijven kunnen en zullen post digitaal gaan aanleveren.

Wanneer je intern gaat digitaliseren veranderd de post medewerker in een informatie medewerker. De focus ligt minder op de fysieke uitvoer en verschuift richting controleren en coördineren van informatiestromen. Dat betekent dat er kennis en opleiding nodig is om post medewerkers mee te nemen in de transitie naar digitale processen. Zij worden de schakel in de digitale dialoog met medewerkers, klanten en de buitenwereld.

De digitale postkamer is een toekomstdroom die werkelijkheid aan het worden is. Een stap verder in de toekomst kunnen de postbedrijven onze post digitaal aanleveren en hoeft er niks meer gescand te worden. Daarom is innovatie en tegelijkertijd het ontwikkelen van medewerkers zo hard nodig. Hun werk veranderd en zal in de toekomst verdwijnen maar als zij mee kunnen bewegen richting informatiemanagement blijven zij een waardevolle schakel binnen de digitale dialoog.

 

Tags: