De afgelopen week heb ik van twee afzonderlijke organisaties dezelfde vraag gekregen. Het zijn beide bedrijven die klein zijn begonnen en in rap tempo zijn gegroeid. Met al het succes, én alle problemen die daarbij horen. Want in de beginfase is alles overzichtelijk en simpel. Maar na een groeispurt heb je ineens veertig medewerkers op kantoor én een flexibele schil, die allemaal op hun eigen apparaten werken en informatie opslaan…. Waar begin je als je die informatie wilt structureren?

Als je groeit heb je een informatiebeleid nodig
Dat is exact de vraag die mij twee keer in één week werd gesteld. De casus is als volgt, wij zijn als bedrijf de start-up fase zijn ontgroeid maar onze database met informatie ziet er nog steeds uit als die van een start-up. Hoe structureren wij de data die we sinds de start van onze organisatie hebben bewaard en hoe zorgen we dat onze medewerkers inclusief flexibele schil weten hoe ze hiermee om moeten gaan? Deze organisaties zijn meestal klein begonnen, je begint als ondernemer en maakt een Gmail of Outlook account aan voor je e-mailverkeer. Vervolgens bedenk je dat er ook data gedeeld moet worden dus, even het internet op en kijken welke gratis applicaties er zijn, meestal wordt er dan een Dropbox account of iets dergelijks aangemaakt. En zo is de eerste vergaarbak met informatie gemaakt. En zoals ik eerder al zei, zolang je met een handjevol medewerkers bent is het overzicht houden nog best te doen.

Maar wanneer je gaat groeien en je manier van informatie opslaan en structureren ontwikkelt niet mee dan verlies je al snel de grip op je informatie. En ik hoor het zeker niet voor het eerst dat behoeftes zoals een goed klantbeeld genereren, kennisdeling onderling en borging van privacy niet (goed) te realiseren zijn.

De klant eist zorgvuldig informatiebeleid
In de huidige actualiteit waarin de AVG per mei 2018 is aangescherpt ontdekken bedrijven des te meer hoe belangrijk het is om zorgvuldig om te gaan met informatie. In mijn vorige blog ging ik er al uitgebreid op in, organisaties zijn in de maand mei massaal begonnen met het verwijderen van informatie. En het gebeurt steeds vaker dat klanten eisen dat er zorgvuldig wordt omgegaan met informatie. Ik ken zelfs voorbeelden van organisaties die in het kader van een opdracht gevoelige informatie van een klant toegespeeld zouden krijgen maar niet in staat waren de veiligheid van die gegevens te waarborgen. Er is geen beleid voor het structureren van informatie ontwikkeld.

Hoe willen jullie met informatie omgaan?
Als er problemen ontstaan rondom informatiemanagement is het vaak de backoffice die de opdracht krijgt, “Joh, zoeken jullie dit eens uit”. Die zitten dan met de handen in het haar, want zij hebben meestal niet de middelen en kennis om dit op te lossen. Er moet onderzocht worden op welke hardware informatie wordt opgeslagen, welke mensen hier een rol in spelen, en bovenal moet er een goed beleid ontwikkeld worden zodat de organisatie een stap vooruitzet richting een volwassen informatiemanagement beleid. Hoe begin je daaraan? Ik heb hierover onlangs een whitepaper geschreven en deel hieronder een paar primaire vragen om je denkproces op gang te brengen:

  • Begin met nadenken over hoe jullie binnen de organisatie met informatie willen omgaan en begin met dit vast te leggen in een beleid, welke procedures en verantwoordelijkheden moeten hierin worden vastgelegd?
  • Denk na over je doelstelling. Wat willen jullie bereiken met de informatie die je opslaat?
  • Waar en hoe zitten gegevens opgeslagen in de organisatie?
  • Zijn er afspraken over hoe lang informatie bewaard wordt en het vernietigen van informatie?
  • Wie is de eindverantwoordelijke voor de applicaties waarin informatie is opgeslagen?

Ik hoop dat dit je helpt een stap vooruit te zetten!

 

Tags: