Je weet als organisatie dat informatie structureren belangrijk is. Je weet dat je er iets mee wilt maar, ga je daar je eindgebruikers mee lastigvallen of niet? Zet je volledig in op verandering aan de voorkant, of laat je het proces ongemoeid en ga je aan de achterkant informatie structureren zodat eindgebruikers ontzorgd worden? Half werk doen heeft geen zin dus waar ga je voor?

Als het om verandering gaat levert half werk doen weinig op, toch willen veel bedrijven informatie zo gemakkelijk en low cost mogelijk structureren. Wat in de praktijk vaak betekent dat ze maar de helft investeren van wat er nodig is om hun informatiemanagement daadwerkelijk te digitaliseren of verbeteren. Zo wordt bijvoorbeeld het proces gedigitaliseerd maar wordt er geen beheer organisatie ingericht waar gebruikers met vragen terecht kunnen. Of er is wel functioneel beheer maar de beheerders hebben maar één training gehad en hebben de kennis niet in huis om gebruikers goed te helpen. En in een ander geval zijn er wel super users maar is er geen budget vrijgemaakt om optimalisatieslagen te maken.

Allemaal voorbeelden van verandertrajecten waarbij is ingezet op een volledig adoptietraject zonder dat alles wat daarvoor nodig is beschikbaar wordt gesteld door de organisatie. En dat is niet simpelweg onwil maar vaak een gebrek aan inzicht in wat nodig is om een verander- en adoptietraject succesvol te doorlopen. Zeker in grote organisaties duurt een dergelijk traject jaren en moet je als organisatie bereid zijn te investeren in je mensen, processen, en middelen om de vruchten ervan te plukken.

Als je ergens voor het eerst gaat werken begrijp je over het algemeen pas na een aantal maanden hoe systemen exact werken, processen die daarin verankerd zijn veranderen kost dus ook heel veel tijd. Stel een organisatie gaat volop op verandering zitten, het proces structureren en zorgen dat medewerkers goed opgeleid en begeleid worden. Zo`n traject duurt logischerwijs jaren. Wanneer je als organisatie daar niet in kunt of wilt investeren kun je ook een andere weg kiezen, namelijk informatie aan de achterkant structureren. Dat zie ik als de keuzeboom voor informatiemanagement, linksom of rechtsom je gaat je informatie structureren maar waar in je proces en hoe je dat doet is bepalend voor de impact op de organisatie en eindgebruiker.

Gebruikers mee krijgen in verandertrajecten is meestal een uitdaging en vraagt veel inzet van bestuur en directie. Er worden vaak keuzes gemaakt zonder dat gebruikers daarin worden gekend en dan sta je al 1-0 achter in je project. Informatie aan de achterkant structureren heeft onder andere als uitgangspunt dat gebruikers ontzorgd worden. Je laat iedereen gewoon z`n gang gaan met als randvoorwaarde dat informatie wel wordt opgeslagen in het systeem. Vervolgens ga je stappen zetten om die informatie aan de achterkant van het proces te kwalificeren en archiveren.

Wat ik je wil meegeven is het volgende, denk als organisatie goed na over je informatiebeleid; Waarom slaan we dingen op? En, wat willen we ermee bereiken? Zolang je geen helder antwoord hebt op deze vragen kun je eindgebruikers niet goed aansturen en is het lastig om de juiste keuzes te maken als het gaat om informatie structureren.

Tags: