Wat is een shared service center?

Een shared service center centraliseert functies die ooit op afzonderlijke locaties of afdelingen werden uitgevoerd. Een shared service center stelt organisaties in staat om bepaalde activiteiten te delen tussen afdelingen en businessunits. Voorbeelden van diensten die vaak worden gedeeld door bedrijfsonderdelen zijn financiën, inkoop, voorraadbeheer en klachtafhandeling.

Een shared service center implementeren

Een succesvol shared service center kan processen stroomlijnen en de tijd verminderen die het kost om deze te verbeteren Bovendien kan personeel worden vrijgemaakt om andere taken van groter nut voor de organisatie uit te voeren en zo de algehele prestatie verbeteren. Dit levert organisaties concurrentievoordeel op.

Bedrijven die een shared service center implementeren, realiseren vaak aanzienlijke kostenbesparingen door het organisatie breed standaardiseren van werkwijzen en procedures en door schaalvoordelen[1]. Shared Service Centers kunnen een organisatie niet alleen tijd en geld besparen, ze kunnen ook de kwaliteit van de betrokken services verbeteren. Bovendien kan de implementatie van ‘best practices’ een voordeel voor iedereen zijn, wat leidt tot beter gekwalificeerd personeel en een meer geharmoniseerde organisatie.

Niet alle organisaties die een shared service center hebben geïmplementeerd, benutten echter het volledige potentieel dat het met zich meebrengt. Veel shared service centers voeren centraal de processen, controls en de documentatievereisten uit van de afzonderlijke locaties. Als gevolg hiervan moeten veel middelen worden besteed aan het creëren van rapportages die een totaal overzicht geven.

Daarom moet worden gestreefd naar een efficiënt en goed functionerend shared service center en moeten er doelstellingen worden geformuleerd om het resultaat te maximaliseren. Organisaties die overwegen een shared service center te implementeren, beschouwen het vaak als een proces dat gepaard gaat met een aanzienlijk risico. Dit kan verband houden met de implementatie, uitvoering en uitwisseling van informatie tussen afdelingen. Als een betrouwbare leverancier en een grondig implementatieplan wordt gekozen, is de implementatie van een shared service center echter heel nuttig.

Een veilig en flexibel shared service center

Met Impero is het eenvoudig om met behulp van sjablonen controls in de hele organisatie te delen. De toevoeging van entiteiten aan een control kan met een paar eenvoudige klikken worden gedaan. Het gebruik van Impero in een shared service center maakt het delen van documenten heel eenvoudig en snel. Het is gemakkelijk en veilig om toegang tot de uitgevoerde controls te verschaffen aan auditors en anderen inclusief de bijbehorende documentatie – ze kunnen alleen bekijken waar ze toegang tot hebben.

In de Impero-oplossing kunnen organisaties rapportagedashboards opzetten op zowel bedrijfs- als geaggregeerd niveau, waardoor het mogelijk wordt om een overzicht op verschillende niveaus te krijgen. Impero maakt gestandaardiseerde processen en controles mogelijk, wat vaak essentieel is bij het maken van de businesscase voor een shared service center.

Impero is een Deens softwarebedrijf dat een intuïtieve cloud gebaseerde compliance-oplossing biedt met een unieke en lichtgewicht aanpak. De oplossing helpt bedrijven om de controle te behouden op verschillende gebieden, waaronder risico en controle, maand afsluiting en GDPR.

[1] https://www.investopedia.com/terms/e/economiesofscale.asp

Tags: