Elke organisatie heeft veel verschillende informatie in allerlei systemen opgeslagen. Vaak is er geen of weinig kennis over de samenhang tussen die informatie. Maar informatie is een asset met grote waarde en wordt pas bruikbaar wanneer het in logisch verband bij elkaar staat of vindbaar is. Wat is dan logisch; informatie aan de voorkant van je processen classificeren of aan de achterkant?

Gebruikers-taboe rondom informatiemanagement

Wanneer je informatie aan de voorkant probeert te classificeren levert dit ongetwijfeld meerwaarde op. En tegelijkertijd loop je vaak ook tegen een heleboel weerstand bij gebruikers aan, er lijkt een bepaald taboe te hangen aan informatie aan de voorkant structureren. Het is tijdrovend, vraagt veel van gebruikers en dus heeft niemand er zin in. Waarom zou je het als organisatie willen al er geen draagvlak is bij gebruikers?

Wellicht is het zinvol om te gaan kijken naar andere manieren om informatie te classificeren. Ontwikkelingen in technologie maken het al mogelijke om aan de achterkant informatie te classificeren, wordt dat wellicht de toekomst en dé manier om de organisatie te ontzorgen op het gebied van informatiemanagement?

Is classificeren aan de achterkant logisch?

Stel dat het nieuwe uitgangspunt wordt om alle informatie van de organisatie in één grote bak te laten landen…. En vervolgens ga je op basis van big data en de juiste tooling classificeren. Via machine learning kunnen patronen worden geanalyseerd en kunnen er relaties worden gelegd tussen relevante informatie. Een groot voordeel daarbij is dat wanneer data geclassificeerd is het ook goed in een digitaal archief kan worden opgeslagen.

Ga als organisatie eens nadenken over wat je nodig hebt om informatie aan de achterkant van je processen te classificeren. Helpt dit de organisatie optimaal gebruik te maken van de beschikbare informatie? Zou dit de druk bij medewerkers en andere gebruikers wegnemen? Welke business rules heb je nodig om met behulp van tooling informatie te classificeren? Hoe kun je uit die grote bak met informatie de juiste selecties maken?

Dit soort vragen houden mij dagelijks bezig, heb jij ook antwoorden of een visie op deze vragen? Reageer op dit blog of stuur mij een mail via barry.bakker@digtitt.nl!

Tags: