Legacy systemen, je bent ze vaak liever kwijt dan rijk maar hoe kun je de informatie die erin zit veiligstellen? Veel organisaties hebben verouderde systemen draaien, en dat betekent dure onderhoudscontracten om ze in de lucht te houden en hoge kosten. Dus wil je die systemen uitfaseren zonder belangrijke informatie kwijt te raken.

Digitaal archief voorkomt risico`s

Een digitaal archief is de aangewezen plek om informatie uit oude legacy systemen op te slaan. Als je ervoor zorgt dat je informatie uit oude systemen kunt trekken kun je dit veiligstellen voor de toekomst door dit in een digitaal archief op te slaan. Maar duidelijke keuzes maken met betrekking tot het uitfaseren van legacy systemen, en met name het hoe en wanneer gebeurt vaak niet. Met als gevolg dat verouderde techniek veel te lang blijft draaien. En dat kost geld, verouderde techniek in de lucht houden is gewoon duur. Wanneer je de informatie eruit haalt en veilig opslaat kun je legacy systemen uitzetten. Op die manier kun je het geheugen van de organisatie veiligstellen en loop je veel minder risico.

Verlies van informatie

Wanneer je legacy systemen in de lucht houdt loopt de organisatie echt een risico. Neem bijvoorbeeld een postregistratiesysteem. Een voorbeeld uit de praktijk resulteerde in verlies van de volledige post registratie van een bedrijf doordat het verouderde systeem toch steeds maar weer werd aangehouden. Met als resultaat een groot verlies van informatie voor deze organisatie, een verlies wat niet meer te verhelpen was.

In de regel zie je dat niet alleen het onderhoudt van legacy systemen duur is maar ook de afhankelijkheid van de leverancier levert een groot risico op. Interne medewerkers hebben na verloop van tijd geen kennis meer van het systeem wat beteken dat de organisatie volledig is overgeleverd aan de leverancier. Een enorm bedrijfsrisico.

Geheugen veiligstellen

Met een goed digitaal archief kun je informatie uit verouderde systemen eenvoudig veiligstellen en weer toegankelijk maken voor de organisatie. En het biedt de mogelijkheid om informatie die niet gedeeld mag worden af te schermen zonder het kwijt te raken. Informatie is veilig, toegankelijk wanneer dit gewenst is, en bruikbaarheid voor de toekomst is gewaarborgd.

Wanneer je informatie uit legacy systemen gaat overhevelen naar een digitaal archief kun je ook een slag maken in je privacy beleid. Daar ligt een kans om te beoordelen welke informatie (nog) bewaard mag worden en welke vernietigd moet worden. Met deze exercitie kun je als organisatie aantoonbaar maken dat de organisatie privacy van gegevens nastreeft in lijn met de huidige privacy wetten.

Ik zeg het vaak, informatie is het grootste asset van je organisatie. En dergelijke waarde in verouderde systemen bewaren, met alle risico`s die dat met zich meebrengt, is een schrikwekkend idee. Dus maak duidelijke keuzes en zet legacy systemen uit, zo stel je het geheugen van je organisatie veilig.

Tags: