Meten is weten, een cliché dat je misschien al wel 100 keer te vaak hebt gehoord en toch zie ik continue dat maar weinig organisaties het in de praktijk weten te brengen. Verreweg de meeste organisaties staan niet stil bij hun werkprocessen en of die goed of slecht functioneren. Het bestuur is gericht op hoe het anders moet of beter kan maar een onderbouwd antwoord zoeken op de vraag “Hoe functioneren we nu?” gebeurt vaak niet. Terwijl je door je huidige dataverwerking te meten er meteen achter komt wat er wel of niet goed gaat in de organisatie.

Gratis informatie die laat zien wat beter kan

Het meten van je huidige dataverwerking levert een bron aan waardevolle informatie op en het kost je niets. Je krijgt gratis informatie die je laat zien wat je in de toekomst beter zou kunnen doen en waar je de focus moet leggen voor verbetering en verandering. Het vraagt wel kennis en capaciteit om wat te doen met de informatie die het je vervolgens oplevert. Veel mensen denken nog steeds dat er vele rondjes gesprekken en kopjes koffie gedaan moeten worden om boven tafel te krijgen hoe een organisatie functioneert. Maar dat is echt niet (meer) zo, met data en cijfers kun je inzichtelijk maken wat er gebeurt.

Als je data analyse inzet om processen inzichtelijk te maken zou je bijvoorbeeld kunnen ontdekken dat er heel veel correspondentie bij de frontoffice binnenkomt die verwerkt moet worden. En kun je vervolgens ontdekken waar efficiëntieslagen gemaakt kunnen worden en waar knelpunten liggen. Dat biedt onderbouwde handvatten om processen te versimpelen of automatiseren. En data analyse is ook een krachtige tool om op team- en afdelingsniveau prestaties te meten zonder dat de individualiteit van medewerkers in het geding raakt. Ook dit soort analyses kun je met het inrichten van een data tool met één druk op de knop realiseren.

“Het mooie van data is dat het de werkelijkheid laat zien”

Het mooie van data is dat het de werkelijkheid laat zien, en dat heeft grote voordelen. Zo kun je in één oogopslag zien welke documenten met beperkte relevantie, denk bijvoorbeeld aan protocollen, wanneer verlopen zijn. Zo zie je gemakkelijk hoeveel documenten een update nodig hebben of welke dossiers er openstaan en gesloten en gearchiveerd kunnen worden. Dit zijn een paar sprekende voorbeelden waaruit directe aanknopingspunten ontstaan voor optimalisatie van processen. En data laat niet alleen de werkelijkheid zien maar is ook te visualiseren.

Na deze zomer komt een nieuwe versie van het 360 platform uit waarin een koppeling met de power BI van Microsoft mogelijk is. Een tool die veel mogelijkheden biedt voor het analyseren en visualiseren van data. Maar ongeacht welke tool je gebruikt, het analyseren van gegevens en bepalen hoe je daarmee omgaat is de beste invulling van meten is weten in dit digitale tijdperk. Dat zorgt ervoor dat je feitelijke informatie hebt, live date waar je op kunt sturen. Het levert managementinformatie op die je helpt met het onderbouwen van besluitvorming en rapportage, het helpt je slimme keuzes te maken omdat je weet hoe je organisatie functioneert.

Tags: