In onze eerdere blog over Decisions™  vertelde Digitt over de award die ze hebben gewonnen op het Microsoft Ignite event in Orlando. Inmiddels heeft het team van Digitt zich verdiept in deze oplossing voor digitaal vergaderen binnen de Office 365 omgeving en heeft zelfs al de eerste presenstaties en demo’s gegeven. De reacties zijn heel positief en dat willen we natuurlijk graag met jullie delen.

De kracht van deze oplossing zit in het feit dat de gevoelige informatie binnen de eigen Office 365 omgeving blijft. Een organisatie hoeft zich geen zorgen te maken over het feit dat informatie buiten het domein belandt. Verder maakt het gebruik van de standaard onderdelen van Office 365.

Groups vormt de basis van de vergaderingen en voor de uitwerkingen van de vergadering wordt gebruik gemaakt van OneNote, SharePoint, Outlook, Office en Planner. Op deze wijze maakt een organisatie volledig gebruik van de eigen Office 365 omgeving. Decisions™ zorgt ervoor dat het mechanisme werkt voor de verschillende rollen in de verschillende applicaties binnen O365. Zo werkt de secretaris/secretaresse vanuit Outlook en Word om de vergadering voor te bereiden en vervolgens kunnen de deelnemers ten alle tijden online de vergaderingen inzien en aantekeningen maken in OneNote. Planner zorgt er weer voor dat de taken worden opgevolgd door de deelnemers.

Met de Decisions meeting secretary kun je eenvoudig vanuit Outlook een vergadering aanmaken. De agenda stel je eenvoudig op door agendapunten toe te voegen of door gebruik te maken van een template. Voor het inplannen van de vergadering maak je simpelweg gebruik van de functionaliteiten van Outlook. Deelnemers voegen eenvoudig documenten toe m.b.v. je een eigen SharePoint omgeving en daarnaast zijn met OneNote persoonlijke aantekeningen zo gemaakt en gesynchroniseerd met al je apparaten. De Decisions meeting document manager in Word helpt je vervolgens om de informatie over de vergadering te verzamelen en daarmee het afhandelen van de notulen zo eenvoudig mogelijk te maken. Met deze doordachte oplossing kunnen medewerker efficiënt vergaderen terwijl ze binnen de voor hun bekende applicaties werken.

Webview Decisions

De basis van deze oplossing gaat verder dan alleen digitaal vergaderen. Het gaat er juist om dat vergaderingen beter worden voorbereid door de deelnemers. De taken die tijdens de vergaderingen worden toegewezen worden geregistreerd en de besluiten worden vastgelegd. Decisions™ heeft zelfs een eigen algoritme gemaakt die een de vergadering een score geeft. Als iedereen actief meedoet en zich voorbereidt krijgt de vergadering een hogere score.

De slogan van Decisions is dan ook MEET-DECIDE- DO. Digitt kan zich helemaal hierin vinden. De reden hiervoor is dat het vastleggen van informatie rondom vergaderingen en besluiten een heel belangrijk deel is van het informatie management binnen organisaties. Deze oplossing helpt hierbij.

– De vergaderingen worden efficiënter gehouden.
– De besluiten worden direct vastgelegd.
– De uitvoering en voortgang van de taken worden inzichtelijk voor de organisatie.

Wat Digitt betreft is dit de beste tool voor digitaal vergaderen als je nu al gebruik maakt van Office 365 van Microsoft. Digitt vertelt je er graag meer over of geeft organisaties de mogelijkheid om dit uit te proberen.

Voor meer informatie kijk op de website van Digitt of Board Decisions.