Begeleiding pakketkeuze

Begeleiding pakketkeuze

Met Digitt naar een beter documentbeheer

In Nederland is er keuze uit zo’n twintigtal DMS softwarepakketten. Digitt begeleidt organisaties bij het maken van de juiste keuze en het opstellen van een plan van aanpak.

Om een goed beeld te krijgen van de werkwijze en eventuele knelpunten in de organisatie begint Digitt met het afnemen van interviews. De uitwerking hiervan komt terug in het Programma van Eisen. Deze gesprekken kunnen leiden tot een aantal conclusies zoals:

  1. Er is sprake van inefficiënt documentbeheer:
    1. Er worden teveel systemen tegelijk gebruikt voor opslag van documenten, zonder onderlinge samenhang;
    2. De beschikbare systemen hebben beperkte functionaliteitvoor documentenbeheer; zoals versiebeheer, zoeken en vinden, duurzame opslag;
    3. De juiste kadersvoor documentenbeheer ontbreken;
    4. d.Er is onvoldoende kennisvan het uitvoeren van adequaat documentbeheer, archivering en het gebruik van hulpmiddelen (systemen).
  2. Medewerkers hebben behoefte aan procedures en een goed werkend systeem voor digitaal documentenbeheer: het systeem moet toegevoegde waarde hebben en gebruiksvriendelijk zijn.

Na het vaststellen van de knelpunten en de behoeftes wordt het Programma van Eisen opgesteld. Na een RFI (Request For Information) bij DMS-leveranciers wordt de top 3-selectie uitgenodigd voor een RFP (Request For Proposal). Hierna brengt Digitt advies uit aan de organisatie. Voorafgaand aan de definitieve pakketkeuze kan er bovendien – als onderdeel van het selectieproces – een pilot worden uitgevoerd. Digitt kan ook hierbij begeleiding bieden.

Samen naar resultaat!