Implementatie

Implementatie

Digitt is gespecialiseerd in het implementeren en begeleiden van 360º. DMS-implementaties. Voordat een organisatie start met de implementatie van het inrichten van een documentbeheersysteem of de conversie van een huidig documentbeheersysteem, moeten er een aantal randvoorwaarden en werkzaamheden worden onderkent.

Aanpak en scope

Om een implementatieproject duidelijk af te bakenen worden eerst de activiteiten die zullen worden uitgevoerd, gespecificeerd. Deze bestaan uit het opzetten van de projectleiding, ontwerp, planning, installatie, configuratie en uitrol, training, testen en nazorg.

Bij een 360º DMS-implementatie van de acceptatieomgeving worden drie fasen doorlopen: voorbereiding, realisatie en implementatie. Per fase wordt bepaald hoe het doel, de uitvoering, deliverables en globale tijdsplanning eruit zien. Ook wordt er een inschatting gemaakt van de tijdsbesteding van de opdrachtgevers. Specificaties van de ICT-infrastructuur worden door Digitt in het infrastructuurontwerp aangeleverd in een implementatieproject.

DE FASES

Fase 1: voorbereiding

In de voorbereidingsfase wordt de basis gelegd voor de implementatie van 360°. 
Doel: het technisch inventariseren van de gewenste omgeving en het vertalen van de wensen en eisen naar een functioneel en technisch ontwerp voor de diverse producten.

Fase 2: realisatie
In deze fase wordt de omgeving daadwerkelijk ingericht. Doel: het opbouwen en testen van de oplossing en functionaliteiten in de acceptatieomgeving.

Fase 3: Implementatie
De gebruikers van de eindoplossing worden getraind in de oplossingen en testen de omgeving. Op basis van de uitkomsten hiervan worden eventuele aanpassingen onderverdeeld: aanpassingen die nodig zijn om te voldoen aan eisen in de eerder opgestelde ontwerpen worden direct doorgevoerd. Nieuwe (functionele en/of technische) aanpassingen worden met een RFC (Request for Change) opgeslagen. Deze kunnen namelijk gevolgen hebben voor de ontwerpen, waardoor deze gewijzigd en opnieuw getest moeten worden. Deze RFCs worden pas opgepakt na goedkeuring van de stuurgroep. Nadat de totale oplossing is goedgekeurd, wordt overgegaan tot het in productie nemen. Doel: Het opleveren van een goed werkend en functioneel 360° DMS, dat volledig voldoet aan alle gestelde eisen en wensen van de gebruikers en de opdrachtgever.