De circa honderdvijftig medewerkers van het Stedelijk Museum Amsterdam hebben dagelijks te maken met een grote hoeveelheid digitale en papieren informatie, zoals bezoekersregistraties, foldermateriaal, object- en tentoonstellingsdocumentatie, leveranciersoverzichten etc. Het is van groot belang dat informatie volledig is. Voorheen was het geregeld een uitdaging om gegevens (snel) terug te vinden, mede doordat papieren en digitale archieven naast elkaar bestonden. Daarnaast was het vaak onduidelijk wie de laatste versie van een stuk in beheer had, wie verantwoordelijk was voor opbouw van dossiers en hoe werd omgegaan met archivering van stukken.

Een nieuwe, digitale werkomgeving met 360°

Stichting Stedelijk Museum Amsterdam (SSMA) benaderde Digitt met het verzoek om de organisatie te begeleiden naar een nieuwe digitale werkomgeving, waaronder de inrichting van digitaal correspondentiemanagement. Digitt ontwikkelde voor het Stedelijk Museum Amsterdam een intranetportaal voor medewerkers, aangevuld met een systeem om de document management behoeften van de organisatie te ondervangen, waaronder het beheren van de documentatie omtrent ruim negentigduizend kunstvoorwerpen. Hiervoor is gebruik gemaakt van Microsoft SharePoint en het van oorsprong Noorse documentbeheersysteem 360°.

Dit systeem maakt het mogelijk om de complete informatiehuishouding van een organisatie digitaal te beheren, zodat medewerkers via desktop, laptop, telefoon en tablet-pc bij hun bestanden kunnen. Digitt heeft dit op Microsoft SharePoint gebaseerde systeem aangepast aan de Nederlandse context, conform de Nederlandse wet- en regelgeving, zoals de archiefwet.

Betere dienstverlening voor bezoekers

“De overgang naar volledig digitaal werken is weer een flinke stap voorwaarts voor het Stedelijk Museum”, zegt Patrick van Mil, zakelijk directeur van het Stedelijk Museum Amsterdam. “Het is prettig en schept vertrouwen om met een partij als Digitt te werken, die kennis van, en ervaring met Microsoft-oplossingen heeft. Met de nieuwe werkomgeving verhogen we de efficiency, stimuleren wij de interne samenwerking en kunnen we de dienstverlening aan
onze bezoekers verder verbeteren.”

Download de volledige case Stedelijk Museum Amsterdam digitaliseert (270 downloads) .