Minder fouten en een besparing van tijd – de maandafsluiting gestroomlijnd bij een grote aanbieder van oplossingen in de gezondheidszorg.

Maandafsluitingen zijn voor veel organisaties vaak een tijd consumerende bezigheid. Voor deze aanbieder van zorgoplossingen was dit geen uitzondering. De organisatie moest tal van taken uitzetten en monitoren om de balans goed te kunnen reconciliëren. Daarnaast moest er ook voor gezorgd worden dat alle documentatie gepresenteerd kon worden en van goede kwaliteit was ten behoeve van interne en externe auditors. Voor de samenwerking met deze organisatie werden alle taken rondom de maandafsluiting handmatig via een wirwar van Excel spreadsheets afgehandeld. Nu maken ze gebruik van een gebruiksvriendelijke en gemakkelijk te implementeren cloudoplossing dat ze elke maand weer helpt door middel van een gestroomlijnd en gestructureerd maandafsluitingsproces.

“Toen we Impero in gebruik namen waren we gelijk onder de indruk van de gebruiksvriendelijkheid en de intuïtieve ‘ease-of-use’ van het systeem. Een solide organisaties is gebaseerd op compliance die strekt tot alle afdelingen en entiteiten. Impero heeft precies de juiste bouwstenen gebracht om niet alleen een solide compliance fundering neer te zetten maar ook om solide compliant organisatie te zijn. Vanaf dag één heeft Impero geluisterd naar onze behoeften en vereisten, ze wisten precies wat wij nodig hadden, en integreerde vervolgens gestandaardiseerde controls, richtte automatische worflows in en optimaliseerde onze interne accountancy processen.”

Standaardiseren van controls

Maandafsluitingen kunnen een gehaaste periode zijn waarin het soms vechten tegen de klok is. Alle financiële managers en verantwoordelijke accountants worden verwacht om elke maand weer een accurate weergave van de organisatie op te leveren. Het baseren van deze weergaven op handmatig door de afdeling verspreide spreadsheets brengt de nodige risico’s met zich mee. Niet alleen is het tijdrovend proces met gecompliceerde ‘paper trails’ en handmatige controls, het laat ook veel ruimte voor menselijke fouten.

Hierdoor werd het de hoogste prioriteit van deze organisatie om een set van gestandaardiseerde controls en geautomatiseerde workflows te implementeren om het maandelijkse balansreconciliatie proces te optimaliseren.

Uitdaging Oplossing Resultaat
Handmatige en tijdrovende maandafsluiting processen met ingewikkelde papertrails en controls. Een gestroomlijnde en volledig geautomatiseerde maandafsluiting framework, dat toegankelijk is vanaf elk apparaat. Snelle implementatie van een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem.
Beperkte documentatie voor de audits Een intuïtieve oplossing die gecentraliseerd inzicht geeft en toegang biedt tot alle informatie die interne en externe auditors nodig hebben. Gereduceerd risico op fouten.
Moeite met het omzetten van grote hoeveelheden data in inzichtelijke en bruikbare financiële informatie Snellere doorlooptijd voor de financiële rapportage en interne controls.
Compliance

“Wij hebben een zeer hoge mate van service, expertise en toewijding ervaren van het team van Impero. Hierbij stelden ze zich op als kundige sparringpartner en een inhoudelijk sterke ondersteunende partij.”

Één toegangsplek voor al je informatie

Op het financiële hoofdkantoor van de organisatie is de maandafsluiten een doorlopend, repetitief proces, waarbij een grote groep medewerkers bij betrokken is. Een centrale taak blijft het continu reconciliëren van de balans en het zorgdragen voor de accuraatheid wanneer er duizenden rekeningen en documenten moeten worden beoordeeld. Na het implementeren van Impero betekende dit niet langer meer dat ze dagenlang gecompliceerde handmatige controls moesten uitvoeren. In plaats daarvan zijn alle maandafsluiting controls gestandaardiseerd en reviews en workflows geautomatiseerd. Daarnaast worden essentiële taken zoals bijvoorbeeld het documenteren en het reviewen van balans reconciliaties, eenvoudig verstuurd via e-mail. Dit kan vervolgens geopend worden in elke browser en op elk apparaat. Bovendien kan interne en externe auditors toegang verleend worden tot Impero zodat ze een centraal toegangspunt hebben voor alle informatie die zij nodig hebben.