Toepassing wint DCM Award – Documentmanagement, case management, zaakgericht werken

Lijnden, 6 maart 2017 –  Als eerste organisatie in Nederland nam Bouwinvest vorig jaar de 360° software van Digitt in gebruik. Digitt heeft 360° for Business met de modules Core, Board & Council Management ingezet. De toepassing is door Digitt geleverd inclusief Outlook-, Office- en Windows verkenner-integratie en een PDF Converter. 360° ondersteunt onder meer de iPad als device. De toepassing van Digitt’s 360° software bij Bouwinvest is nu al bekroond met de DCM Award 2016 voor documentmanagement, case management, zaakgericht werken.

Bouwinvest – de gespecialiseerde vermogensbeheerder in vastgoed voor institutionele beleggers – heeft heel bewust voor 360° gekozen omdat dat systeem in eerste instantie speciaal voor de overheid is ontworpen. “Het heeft dus alle mogelijkheden in zich voor ingewikkelde besturen die moeten voldoen aan veel regelgeving en tegelijk informatie makkelijk moeten kunnen ontsluiten en afschermen”, stelt beheerder en directiesecretaris Martijn Kraijer.

360° komt de samenwerking ten goede
Bouwinvest vergadert nu in de digitale omgeving van 360°. Het maken, vastleggen, ordenen,  distribueren, verwerken, vinden en beheren van de documenten is vergemakkelijkt en versneld. Verantwoording van besluiten – van belang voor interne en externe toezichthouders – is eenvoudig digitaal te realiseren. Martijn Kraijer: “Met de inrichting van 360° kan de bestuurlijke besluitvorming van Bouwinvest veel efficiënter verlopen.”
Na de ingebruikname van de Board & Council-module is ook het 360° documentmanagement­systeem geïmplementeerd. De HR-afdeling nam als eerste het documentmanagementsysteem in gebruik. De informatie van die afdeling is privacygevoelig. Met het 360° documentenmanagement­systeem kun je zelf beslissen welke informatie je afschermt. Het delen van informatie met bijvoorbeeld een manager kan precies op maat. In het systeem is sprake van gedeelde workflows. Dat betekent dat medewerkers van bepaalde afdelingen elkaar niet over en weer via de mail op de hoogte hoeven te brengen. De gebruikers en beheerders van 360° vinden unaniem dat het systeem de samenwerking ten goede komt.

Frank van der Heijden, business proces analist bij Bouwinvest: “Wat ik erg goed vind aan het 360°-systeem is, dat je als medewerker het inzicht krijgt dat je niet zozeer informatie creëert ten behoeve van jezelf als wel voor de gehele organisatie. Het systeem dwingt iedereen om in dezelfde structuur te werken. Hierdoor ontstaat een bewustwording dat het loont om uniform om te gaan met informatie.”

Sinds de implementatie van de 360° software bespaart de organisatie veel tijd en geld. De concentratie op de ontwikkelingen op de vastgoedmarkt is daardoor alleen maar toegenomen.

DCM Award
“Dit is een prachtig voorbeeld van een applicatie waarbij duidelijk wordt dat het niet alleen draait om digitale opslag, maar juist om volledig digitaal werken”, zei John de Waard, voorzitter jury DCM Awards, tijdens de Awards-uitreiking. “Hier wordt getoond hoe een goede implementatie van zaakgericht werken (ZGW) zijn vruchten afwerpt.”
“De toekenning van de DCM Award onderstreept de kracht van de toepassing van Digitt’s 360° software bij Bouwinvest. Een project met grote uitdagingen dat met veel succes is afgerond en nu ook met trots is gepresenteerd en erkend”,
concludeert Barry Bakker, algemeen directeur Digitt.

Bij Bouwinvest werken 140 mensen en er gaat 7,5 miljard euro om. Het bedrijf werkt voor institutionele beleggers en met instanties zoals de belastingdienst, de AFM en De Nederlandsche Bank. Aan deze toezichthouders moet Bouwinvest snel kunnen aantonen dat ze aan alle wettelijke bepalingen voldoen en alle processen op orde hebben. Daarnaast werkt Bouwinvest samen met investeerders waarmee op een betrouwbare wijze informatie moet worden uitgewisseld. Intern werken diverse afdelingen samen aan projecten en aan dezelfde documenten.


Over Digitt
Wij geloven dat informatie de grootste asset van een organisatie is. Want elk bedrijf produceert en ontvangt dagelijks een enorme hoeveelheid aan informatie. Ongestructureerde informatie is nutteloos. Daarom helpen wij organisaties met het inrichten, digitaliseren en ondersteunen van informatiemanagement. Dat doen we vanuit een proces gedreven visie, want je business processen bepalen wanneer je welke informatie nodig hebt. Met ons innovatieve 360⁰ ECM-platform transformeren wij informatie naar een driedimensionaal model om optimaal inzicht te creëren. Zo helpen wij onze klanten informatie te structureren en om controle op informatie én business processen te krijgen. Dat is wat we willen bereiken, elke keer weer, voor elke klant.

Diensten en producten
Inrichten informatiemanagement, strategie en advies informatiemanagement, 360⁰ ECM-platform, 360⁰ producttraining en opleiding, 360⁰ supportservices.

Specialismen
ECM, Document Management, Records Management, Archiving, Digitaal Werken, Zaakgericht Werken, Governance, Digitale Transitie, Informatie management, NEN2082, 360°, ProArc, eArchive, Cloud Solutions, SharePoint,

Digitt Facts
Digitt is sinds 2009 de Nederlandse distribiteur van de 360° ECM oplossingen, als strategisch onderdeel van de Wortell Groep. 360° is ontwikkeld door Software Innovation (onderdeel Tieto groep) deze Noorse softwareontwikkelaar heeft meer dan 30 jaar ervaring met systemen voor zaak-, dossier-, document- en records- management. Tieto is dan ook niet voor niets marktleider in Scandinavië op het gebied van documentmanagementsystemen.
Digitt – Schipholweg 655 – 1175 KR Lijnden – 020 – 333 73 33

 

Tags: