Stel je voor, je gaat voor een nieuw systeem of product want “er moet iets veranderen”. Je laat je goed informeren, wint referenties in en kiest de beste leverancier, want je wilt volledig ontzorgd worden. Veel organisaties gaan ervan uit dat het daarmee geregeld is. Maar om het optimale resultaat in een verandertraject te bereiken is de rol van de organisatie cruciaal!

Op de achterbank meerijden werkt niet

Verandering realiseren simpelweg door het implementeren van nieuw systeem of product werkt niet. Wanneer je een leverancier inschakelt voor de implementatie en vervolgens op de achterbank gaat zitten heeft je verandertraject in het geheel weinig kans van slagen. Dat geldt voor elke verandering maar zeker ook voor verandering op het gebied van informatiemanagement.

Goed informatiemanagement vraagt om een gestructureerde werkwijze. Maar ik merk vaak dat wij mensen van nature helemaal niet zo gestructureerd zijn. En wanneer we moeten schakelen naar een gestructureerde werkwijze zien we al snel dat dit onherroepelijk betekent dat we moeten veranderen. En dat is spannend. Wanneer je dit punt bereikt in een verandertraject merk je vaak dat er weerstand en frustratie ontstaat en dat dit wordt geprojecteerd op iets of iemand anders. Zo wordt bijvoorbeeld de adviseur, de leverancier of het systeem slachtoffer van het proces. Dat is zonde maar niet iedereen gaat op deze manier met verandering om en dat kan je helpen.

Gewoontedieren en “early adapters”

Onlangs had ik een mooi voorbeeld van hoe verschillend mensen met verandering omgaan. Ik gaf als consultant een presentatie aan twee groepen medewerkers van dezelfde organisatie. Het ging om exact hetzelfde product en toch verliepen beide sessies volledig verschillend. In de ene presentatie was ik continu bezig met het “verdedigen” van het nieuwe systeem en beantwoorden van vragen als “Waarom is dit nodig?” en “Hoe gaat dit ons nou echt helpen?”. Op zichzelf staand geen vreemde reactie want als mensen houden we het bekende graag in stand.

In de andere presentatie ontstond er een mooie brainstorm met medewerkers over hoe het nieuwe systeem vóór hen zou kunnen werken. Terwijl de eerste groep al bij voorbaat met de hakken in het zand stond waren deze mensen er uit zichzelf al van overtuigd dat de verandering nodig was. Deze groep medewerkers zijn je “early adapters”, zij zijn veel sneller geneigd een nieuwe structuur en werkwijze te adopteren. En zij zijn de beste interne ambassadeurs voor je verandertraject.

De interne ambassadeur

Ontzorgd worden door een leverancier is mooi maar elke organisatie heeft een interne ambassadeur (of een team van ambassadeurs) nodig om een verandertraject tot een succes te maken. Het probleem is dat medewerkers meestal niet direct profiteren van een verandering, sterker nog het kost hen in eerste instantie vaak meer tijd en energie. Als zij de meerwaarde van een verandering niet ervaren wordt het erg lastig om succesvol te veranderen. Je interne ambassadeurs kunnen helpen om de intrinsieke motivatie van medewerkers aan te spreken en ze tegelijkertijd te informeren over waarom een bepaalde verandering nodig is, en wat het op langere termijn zal opleveren. Zorg dat je als organisatie zelf de meest enthousiaste ambassadeur van je verandertraject bent, dat is cruciaal om er een succes van te maken!

Tags: