Wat is de waarde van aanbesteden voor opdrachtgevers en leveranciers? Vorig jaar was ik met Digitt partij in wederom een bijzondere aanbesteding die mij weer aan het denken zette. Een overheidsinstantie schreef een aanbesteding uit, om deze vervolgens wegens een “vormfout” weer terug te trekken. Begin dit jaar is de aanbesteding opnieuw uitgezet met enkele wijzigingen, waaronder een vooropgestelde keuze voor een specifieke technologie. Waarom voorafgaand aan informatie en advies van gespecialiseerde leveranciers al keuzes maken, en dus opties uitsluiten?

Voorbarige keuzes

Waarom zou je als opdrachtgever al technologie keuzes maken voordat je advies van experts hebt ingewonnen? In mijn beleving is dit één van de redenen waarom de aanbestedingsprocedures in het leven zijn geroepen. Enorm zonde om je niet te laten informeren voordat je keuzes maakt en zo leveranciers en mogelijke oplossingen aan de voorkant al te beperken. Daarnaast is een tweede basispijler van de aanbestedingsregels dat iedereen gelijke kansen heeft. Wanneer opdrachtgevers aan de voorkant het gebruik van één specifiek systeem als eis stellen wordt een grote groep leveranciers ,met potentie om een passende oplossing te leveren, buitengesloten. Eveneens naar mijn mening een onwenselijk effect dat voor opdrachtgevers de waarde van informatiewinning tijdens de aanbesteding verminderd.

Maatwerk-oplossing of hoofdpijntraject

Ik zie het maar al te vaak gebeuren dat organisaties net zoals in bovenstaand voorbeeld al kiezen voor een technologie voordat ze advies hebben ingewonnen en goed naar alle mogelijke oplossingen hebben gekeken. Als ik ze dan een paar jaar later spreekt is de oplossing die ze voor ogen hadden vaak op een teleurstelling uitgedraaid. In veel gevallen was er aan de voorkant de eis om met een specifiek systeem te werken, vaak een systeem waarin alles custom gebouwd moet worden, en daar ligt het probleem. Er is geen enkele leverancier die de perfecte maatoplossing kan bouwen. Je kunt streven naar 80% functionaliteit maar de overige 20% zal je altijd via werkafspraken en aanvullend beleid moeten inregelen.

Samen streven naar zinvolle aanbesteding

Door het hele land zijn pijnlijke voorbeelden te vinden van organisaties die na een aanbesteding met vooropgestelde keuzes in een hoofdpijn traject zijn beland. Het worden enorm kostbare trajecten omdat ze proberen een DMS systeem op te zetten met technologie die daar niet specifiek voor is gemaakt. In veruit de meeste gevallen was het beter geweest als de opdrachtgever een aanbesteding had uitgeschreven op basis van de organisatorische wensen en doelen. Daarmee kunnen leveranciers die standaard oplossingen voor die specifieke vraag kunnen leveren ook meedingen. En dan krijg je als opdrachtgever niet alleen een breder beeld van de mogelijke oplossingen die de markt kan bieden, maar blijft de morele waarde van het aanbestedingsproces voor de markt ook intact. Want dat is toch waarvoor we met z`n allen zo hard werken aan het uitschrijven, beantwoorden, en bespreken van aanbestedingen? Laten we ons samen inzetten voor een proces en resultaat met zoveel mogelijk waarde voor zowel leveranciers als opdrachtgevers.

Tags: